ACTIVIDAD
A REALIZAR
1
¿QUE ESTABLECE EL ARTÍCULO PRIMERO DEL
ACUERDO 060?
R/ Establece los lineamientos y
procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades
públicas y las privadas que cumplan funciones públicas.
2¿QUÉ DEFINICIONES APARECEN EN EL ARTÍCULO LL DEL ACUERDO
060?
R/ Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos,
producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura
orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Comunicaciones
Oficiales: Son todas aquellas
recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a
una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan
trámites para las instituciones.
Documento electrónico
de archivo: Es el registro de
información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de
su cargo o con su intervención.
Radicación de
comunicaciones oficiales: Es el procedimiento
por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a
contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
Registro de
Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento
por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o
recibidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del
funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo
amerita), entre otros.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas.
Tabla de retención
documental: Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia
en cada fase del archivo.
3¿QUE
SON LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA?
R/ Es la encargada de gestionar de forma centralizada
y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación,
integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión ,
centrales e históricos
4¿QUIÉNES
SON LOS ENCARGADOS DE FIRMAR LA CORRESPONDENCIA?
R/ Toda entidad debe establecer en
los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para
firmar la documentación con destino interno y externo que genere la
institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento
de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo
establecido.
5¿QUÉ
SE DEBE HACER CUANDO EXISTAN ERRORES DE RADICACIÓN O ANULACIÓN?
R/ se debe dejar constancia por
escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de
correspondencia.
6¿CUÁNTAS COPIAS MÁXIMAS SE NECESITAN CUANDO SE REALIZA UNA
COMUNICACIÓN?
R/ máximo dos copias, remitiéndose el
original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina
que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la
segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por
el tiempo establecido en su tabla de retención documental.
7¿QUÉ DEBERÁN HACER
LAS ENTIDADES CUANDO RECIBEN CORRESPONDENCIA POR FAX SI UTILIZAN PAPEL QUÍMICO?
R/ deberán reproducir
este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
8¿QUES ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y MANUAL DE FUNCIONES?
R/ manual de procedimientos: es el documento que
contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de
las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
9¿DEFINA QUÉ ES Y QUE DEBE CONTENER UN MANUAL DE
CORRESPONDENCIA?
R/ Es en cual se explican los procedimientos a seguir
para la planeación, programación, organización, dirección y avance de las
entidades en su función archivística.
1.
INTRODUCCIÓN: en la cual se indica al lector en forma general la razón de ser
del documento que tiene ante sí.
2.
OBJETIVOS: se resumen los fines que persigue el manual (generales y/o
específicos)
3. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA
ENTIDAD: en lo posible debe ofrecer una información global sobre la
entidad, su organigrama y funciones.
4. CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE LOS
DOCUMENTOS QUE ELABORA LA ENTIDAD, COMUNICACIONES ESTERNAS: cartas,
télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación,
etc.
5. DEFINICION DEL CONCEPTO
CORRESPONDENCIA Y SUS CLASIFICACIONES: institucional, personal,
confidencial.- Definición y unificación de presentación de los documentos que
se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales
que existan en cada país.
- Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad para la firma de los
documentos.- Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la
correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las
comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.
- Manejo, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de
los documentos recibidos por este sistema- Definiciones sobre procedimientos a
seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios.
- Definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la
estructura organizativa del mismo.
- Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los
documentos de archivo.
- Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de
documentos de archivo, y de los medios reprográficos (como la fotocopiadora).
- Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la
TRD, previamente elaborada y aprobada por el comité de administración de documentos.
- Especificaciones sobre transferencias documentales, momentos de realización y
lugares de conservación física de los documentos.
- Métodos y procedimientos autorizados para la
conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías
disponibles. Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto
(CD-ROM), etc.
- Métodos y procedimientos autorizados para la
destrucción de los documentos de archivo.- Metodologías y procedimientos para
la realización, revisión y publicación del manual de correspondencia y archivo,
y definición de los integrantes del comité de administración de documentos.-
Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el
manual de correspondencia.
10.
QUE TIPO DE EMPRESA SE PUEDE CONSTITUIR EN COLOMBIA Y CUALES SON LOS REQUISITOS
PARA SU CONSTITUCION?
·
INDUSTRIALES. La actividad primordial de este tipo
de empresas es la producción de bienes mediante la transformación de la materia
o extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en:
·
EXTRACTIVAS. Cuando se dedican a la explotación
de recursos naturales, ya sea renovable o no renovable. Ejemplos de este tipo
de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.
·
MANUFACTURERAS: Son empresas que transforman la
materia prima en productos terminados, y pueden ser:
·
DE CONSUMO FINAL. Producen bienes que satisfacen de
manera directa las necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir,
muebles, alimentos, aparatos eléctricos, etc.
·
DE PRODUCCIÓN. Estas satisfacen a las de
consumo final. Ejemplo: maquinaria ligera, productos químicos, etc.
·
COMERCIALES. Son intermediarias entre productor y
consumidor; su función primordial es la compra/venta de productos terminados.
Pueden clasificarse en:
- Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.
- Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.
- Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación.
·
DE SERVICIO: Son aquellas que brindan servicio a la
comunidad que a su vez se clasifican en:
Ø
Transporte
Ø
Turismo
Ø
Instituciones financieras
Ø
Servicios públicos(energía, agua,
comunicaciones)
Ø
Servicios privados (asesorías, ventas, publicidad,
contable, administrativo, educación)
Ø
Finanzas
Ø
Salubridad
·
SEGÚN LA PROCEDENCIA DE CAPITAL
• Empresa privada: si el capital está en manos de accionistas particulares
(empresa familiar si es la familia)
• Empresa de autogestión: si los propietarios son los trabajadores, etc.
• Empresa pública: si el capital y el control está en manos del Estado
• Empresa mixta: si el capital y/o el control son de origen tanto estatal
como privado o comunitario.
·
SEGÚN LA FORMA JURÍDICA
ü
Empresas individuales: si sólo pertenece a una
persona. Esta puede responder frente a terceros con todos sus bienes, es decir,
con responsabilidad ilimitada, o sólo hasta el monto del aporte para su constitución.
ü
Clases de sociedades comerciales subdivididas en tres grupos:
·
Sociedades por parte de interés: en este grupo se
encuentran las sociedades colectivas.
·
Sociedad por cuotas: en este grupo se encuentran la
sociedad en comandita simple y por acciones, y la sociedad limitada.
·
Sociedades por acciones: en donde se encuentra la
sociedad anónima.
ü
Las cooperativas u otras organizaciones de economía
social.
·
SEGÚN SU DIMENSIÓN
No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es
una empresa grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir
el tamaño de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas,
el capital propio, número de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado
suele ser según el número de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud
de las empresas de la forma mostrada a continuación:
·
Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores.
·
Pequeña empresa: si tiene un número entre 11
y 50 trabajadores.
·
Mediana empresa: si tiene un número entre 51 y 250
trabajadores.
·
Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.
·
SEGÚN SU ÁMBITO DE ACTUACIÓN
ü
En función del ámbito geográfico en el que las
empresas realizan su actividad, se pueden distinguir
ü
Empresas
locales
ü
Regional.
ü
Nacionales
ü
Multinacionales
ü
Transnacionales
ü
Mundial
11) QUE
ES CAMARA DE COMERCIO Y QUE FUNCIONES CUMPLE
R/ Las cámaras de comercio son instituciones de orden
legal con personería jurídica, creadas
por el Gobierno Nacional, de oficio o a petición de los comerciantes del territorio
donde hayan de operar. Dichas entidades serán representadas por sus respectivos
presidentes.
FUNCIONES
DE LA CAMARA DE COMERCIO:
1.
Servir de
órgano de los intereses generales del comercio ante el Gobierno y ante los comerciantes
mismos;
2.
Adelantar
investigaciones económicas sobre aspectos o ramos específicos del comercio
interior y exterior y formular recomendaciones a los organismos estatales y
semioficiales encargados de la ejecución de los planes respectivos;
3.
Llevar el
registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como
se prevé en este Código;
4.
Dar
noticia en sus boletines u órganos de publicidad de las inscripciones hechas en
el registro mercantil y de toda modificación, cancelación o alteración que se haga
de dichas inscripciones;
5.
Recopilar
las costumbres mercantiles de los lugares correspondientes a su jurisdicción y
certificar sobre la existencia de las recopiladas;
6.
Designar
el árbitro o los árbitros o los amigables componedores cuando los particulares
se lo soliciten;
7.
Servir de
tribunales de arbitramento para resolver las diferencias que les defieran los contratantes,
en cuyo caso el tribunal se integrará por todos los miembros de la junta;
8.
Prestar
sus buenos oficios a los comerciantes para hacer arreglos entre acreedores y deudores,
como amigables componedores;
9.
Organizar
exposiciones y conferencias, editar o imprimir estudios o informes relacionados
con sus objetivos.
10.
Dictar su
reglamento interno que deberá ser aprobado por el Superintendente de Industria
y Comercio.
11.
Rendir en
el mes de enero de cada año un informe o memoria al Superintendente de
Industria y Comercio acerca de las labores realizadas en el año anterior y su
concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas, así como el
detalle de sus ingresos y egresos.
12.
Las demás
que les atribuyan las leyes y el Gobierno Nacional.
12 QUE
ES SEGURIDAD SOCIAL
R/ Es el conjunto de instituciones, normas y
procedimientos, de que disponen la persona y la comunidad para gozar de una
calidad de vida, mediante el cumplimiento progresivo de los planes y programas
que el Estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral
de las contingencias, especialmente las que menoscaban la salud y la capacidad económica,
de los habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr el bienestar
individual y la integración de la comunidad.
13.
CUÁLES SON LAS PRESTACIONES SOCIALES A LAS QUE UN
TRABAJADOR TIENE DERECHO.
R/ De las prestaciones
sociales. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas
especiales, los organismos a que se refiere el artículo 2 de este Decreto o las
entidades de previsión, según el caso, reconocerán y pagarán las siguientes
prestaciones sociales:
·
Asistencia médica, obstétrica, farmacéutica,
quirúrgica y hospitalaria
·
Servicio odontológico
·
Vacaciones
·
Prima de vacaciones
·
Prima de navidad
·
Auxilio por enfermedad
·
Indemnización por accidente de trabajo
o enfermedad profesional
·
Auxilio de maternidad
·
Auxilio de cesantía
·
Pensión vitalicia de jubilación
·
Pensión de retiro por vejez
·
Auxilio funerario
·
Seguro por muerte.
14. QUE
ES, COMO SE DILIGENCIA Y COMO SE PAGA LA PLANILLA DE LIQUIDACION PARA LA
SEGURIDAD SOCIAL.
R/ QUE
ES: La planilla es un formato inteligente
que le permite a todas las personas y empresas pagar sus aportes al Sistema de
la Protección Social, es decir para Salud, Pensiones, Riesgos profesionales,
cajas de Compensación, Sena e Icbf.Este instrumento liquida los aportes que
deben ser pagados de conformidad con las normas que rigen cada subsistema y le
informa a la persona el valor total que debe pagar y el subtotal por cada
subsistema.
COMO SE
DILIGENCIA
·
ELECTRÓNICA: Puede diligenciar la Planilla en las páginas Web de los operadores.
En ese caso usted debe llenar los campos marcados como obligatorios y el
sistema le irá indicando los pasos por seguir. para esta modalidad si usted va
a hacer el pago electrónico necesita contar con cuenta bancaria y con
autorización de su banco para hacer débitos electrónicos.
·
ASISTIDA: Una personas del operador de información de manera presencial irá
diligenciando los campos correspondientes directamente en el sistema para esta
modalidad usted no necesita tener cuenta bancaria. El operador de información
le suministrará un código o PIN con el que puede hacer sus pagos en los bancos
autorizados.
COMO SE
PAGA LA PLANILLA DE LIQUIDACION
·
ELECTRONICA: cuando la planilla es electrónica o por internet, el sistema
debitará de la cuenta que usted le indique el valor de los aportes y los
abonará en las cuentas de recaudo de cada administradora a las que estén
afiliados sus empleados o el trabajador independiente. La información se
transmite de forma segura y llega solo a donde debe llegar.
·
ASISTIDA: Usted puede autorizar el pago con un solo clic. Si el pago es
mediante una planilla asistida, el operador de información le indicará la forma
de hacerlo.
15. QUE
TIPOS DE CONTRATOS LABORALES EXISTEN EN COLOMBIA Y DEFINA CADA UNO DE ELLOS.
R/ CONTRATO
A TÉRMINO FIJO
Es un contrato laboral que tiene un límite temporal
especificado de manera clara en el contrato. Puede ser prorrogado
indefinidamente, salvo en los casos en los cuáles el plazo pactado sea inferior
a un año. Los contratos a término fijo se pueden clasificar en dos modalidades
de contratación: contratos con un vencimiento igual o superior a un año y los
contratos con un vencimiento menor a un año.
·
Modalidad
1: Igual o superior a un (1) año
·
Debe
constar siempre por escrito.
El término de su duración no puede ser superior a
tres (3) años, pero puede ser prorrogable de forma indefinida.
·
Si hay
periodo de prueba debe constar por escrito al inicio del contrato.
·
Para su
terminación no se requiere aviso previo.
En caso de terminación unilateral del contrato sin
justa causa, el empleador deberá pagar al trabajador una indemnización, en los
términos establecidos en el artículo 28 de la Ley 789 de 2002.
·
Modalidad
2: Inferior a un (1) año
Este tipo de contratos únicamente pueden
prorrogarse hasta por tres (3) veces, por periodos iguales o inferiores, al cabo
de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un (1) año.
·
Para su
terminación no se requiere aviso previo.
CONTRATO
A TÉRMINO INDEFINIDO
El contrato a término indefinido es aquel que no
tiene estipulada una fecha de terminación de la obligación entre el empleado y
el empleador, cuya duración no está determinada por la de la obra o la
naturaleza de la labor contratada, o no se refiera de manera explícita a un
trabajo ocasional o transitorio. Puede hacerse por escrito o de forma verbal.
CARACTERÍSTICAS
·
Si se
quieren establecer cláusulas específicas para el contrato es necesario
formalizar el contrato a través de un contrato escrito.
·
El
empleador se compromete a pagar prestaciones sociales, prima de servicios,
descansos remunerados y aportes parafiscales.
·
En caso
de terminación unilateral del contrato sin justa causa, el empleador deberá
pagar al trabajador una indemnización, en los términos establecidos en el
artículo 28 de la Ley 789 de
2002.
CONTRATO
DE OBRA O LABOR
El contrato es por una labor específica y termina
en el momento que la obra llegue a su fin. Este tipo de vinculación es característica
de trabajos de construcción y de universidades y colegios con profesores de
cátedra, que cumplen su labor una vez haya terminado el periodo académico.
Este contrato es igual en términos de beneficios y descuentos a los contratos
indefinidos y definidos, por ser un contrato laboral.
CONTRATO
DE APRENDIZAJE
Este tipo de contrato es una forma especial de
vinculación a una empresa y está enfocada a la formación de practicantes, donde
este recibe herramientas académicas y teóricas en una entidad autorizada por
una universidad o instituto, con el auspicio de una empresa patrocinadora que
suministra los medios para que el practicante adquiera formación profesional
metódica en el oficio.
La idea de este tipo de contrato es el aprendizaje
y que el practicante se incluya al mundo laboral, la remuneración es llamada
auxilio de sostenimiento y depende completamente de un convenio entre ambas
partes, donde el estudiante no tiene prestaciones sociales. El valor de la
remuneración depende de si el practicante es universitario o no, de ser
universitario tiene derecho a un salario que debe ser superior o igual al
mínimo y si el practicante no es universitario tendrá como base de pago un
salario por debajo del mínimo.
CONTRATO
TEMPORAL, OCASIONAL O ACCIDENTAL
Según el Código Sustantivo del Trabajo, se define
el trabajo ocasional, accidental o transitorio, como aquel trabajo de corta
duración y no mayor de un mes, que se refiere a labores distintas de las
actividades normales del empleador. Es decir, que no tiene que ver con las
labores propias que desarrolla el contratante. Por ejemplo, en una oficina de
una agencia de viajes aparece una humedad y se hace necesario contratar a un
técnico para arreglar el problema. La agencia de viajes necesita un técnico que
arregle la pared. El técnico estaría por contrato ocasional porque no va dentro
de las tareas rutinarias de la empresa.
Esta forma de contratación puede hacerse por
escrito o verbalmente; pero es recomendable hacerlo por escrito, especificando
la tarea específica del trabajador para evitar conflictos durante y después de
la realización de la labor.
CARACTERÍSTICAS
·
Puede ser
verbal o escrito.
·
Debe
relacionarse con actividades ajenas al objeto social del contratante.
·
Su
duración nunca podrá ser mayor a treinta (30) días.
CONTRATO
CIVIL POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Este tipo de contrato se celebra de manera
bilateral entre una empresa y una persona (natural o jurídica) especializada en
alguna labor específica. La remuneración se acuerda entre las partes y no
genera relación laboral ni obliga a la organización a pagar prestaciones
sociales. La duración es igualmente en común acuerdo dependiendo del trabajo a
realizar. El empleado recibe un sueldo al cual se le descuenta únicamente
por concepto de la retención en la fuente.
16.
CUALES SON LOS DERECHOS Y DEBERES DEL TRABAJADOR SEGÚN EL CODIGO DEL TRABAJO
ELABORE UN RESUMEN
De acuerdo al código de trabajo se encuentran los
siguientes derechos y deberes del trabajador:
DERECHO
DE LOS TRABAJADORES
·
Atención
inicial de urgencias en cualquier IPS en el evento de accidente de trabajo.
·
Atención
médica, quirúrgica, terapéutica y farmacéutica prestada por la IPS donde está
afiliado.
·
Servicio
de hospitalización, odontología, diagnóstico, tratamiento y suministro de
medicamentos.
·
Rehabilitación
física y profesional.
·
Elaboración
y reparación de prótesis y órtesis.
·
Gastos de
traslado en condiciones normales y necesarias para la prestación de los
anteriores servicios.
·
Subsidio
por incapacidad temporal.
·
Indemnización
por incapacidad permanente o parcial.
·
Pensión
de invalidez.
·
Pensión
de sobreviviente por la muerte del afiliado o pensionado.
·
Auxilio
funerario a quien sufraga los gastos de entierro de un afiliado o pensionado.
·
A ser
incorporado y/o reubicado una vez terminados sus procesos de recuperación y/o
rehabilitación.
DEBERES
DE LOS TRABAJADORES
·
Procurar
el cuidado integral de su salud.
·
Suministrar
información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
·
Colaborar
y velar por el cumplimiento de las obligaciones contraídas por medio del
decreto 1295 de 1994.
·
Cumplir
las normas, reglamentos e instrucciones de los programas de salud ocupacional
de la empresa.
·
Participar
en la prevención de riesgos profesionales a través de los comités paritarios de
salud ocupacional o vigías ocupacionales.
·
Los
pensionados por invalidez con cargo al sistema general de riesgos profesionales
deben mantener actualizadas la información en la ARL sobre su domicilio,
teléfono y demás datos que sirvan para efectuar visitas de reconocimiento.
·
Los
pensionados por invalidez con cargo al sistema general de riesgos profesionales
deben informar a la administradora de riesgos profesionales correspondiente el
momento en el cual desaparezca o se modifique la causa por la cual se otorgó la
pensión .
20. REDACTE 5 PREGUNTAS DEL ACUERDO 060 Y DEL
DECRETO 229, CON SUS RESPECTIVAS RESPUESTAS
ACUERDO 060
1¿QUE TIPOS DE COMUNICACIONES HAY?
·
Control oficiales
·
Oficiales recibidas
·
Oficiales enviadas
·
Oficiales vía fax
·
Oficiales por correo electrónico
·
Internas.
2 ¿ QUE ES UNIDAD DE CORRESPONDENCIA?
R/ es la encargada de gestionar
de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y
distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de
conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de
gestión , centrales e históricos.
3 CUAL SON LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICIALES
Velar por la transparencia de la actuación
administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación,
ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración
será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el
usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le
entregará de inmediato su copia debidamente radicada.
4¿PARA
QUE ES LA NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS?
La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las
oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles,
atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no
se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos
administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones
establecidas para el efecto.
5 EN QUE SE ELABORAN LAS COMUNICACIONES
OFICIALES ENVIADAS?
R/ Las comunicaciones oficiales
enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias,
remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie
respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos
correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de
correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental.
21. CONSULTA
E IDENTIFICA LAS TITULARIDADES DEL CAPITAL DE LAS SIGUIENTES EMPRESAS:
·
PÚBLICAS
Son empresas Públicas aquellas cuyo capital pertenece al pueblo, el cual
es representado por el Gobierno, dichas instituciones son creadas para servir a
la nación y cada una de ellas depende de algún Poder Público legalmente
establecido en el país, por ejemplo: Los Tribunales, son instituciones que
dependen del Poder Judicial; el Seguro Social, es una institución que depende
del Poder Ejecutivo, etc. Las anteriores son empresas públicas sin fines
de lucro, pero existen otras empresa propiedad del Estado que han sido creadas
para obtener ganancias, que luego serán invertidas en proveer servicios a la
población, entre ellas, las empresas para la explotación de petróleo, empresas
para la explotación de otros minerales, empresas de telecomunicación, etc.
·
PRIVADAS
Son todas aquellas empresas que su capital pertenece a personal
distintas al Gobierno, se dividen en: Individuales y Colectivas. Las
individuales son aquellas que tienen un sólo propietario y por lo general son
empresas familiares y las colectivas son las que pertenecen a varios
propietarios o socios, y se dividen en: Civiles y Mercantiles, también en la
actualidad se han popularizado las empresas colectivas denominadas de
autogestión, que son empresas propiedad de sus trabajadores.
·
MIXTAS
Las
empresas mixtas son aquellas que para su formación interviene Capital y control
proveniente del sector Público y del sector Privado, en tal sentido, podemos
ver en ese tipo de empresas que un porcentaje, en algunos casos mayoritario, es
propiedad del Estado y el resto es de propiedad privada y dependiendo de cada
caso, el Estado designa quienes son sus representantes en la junta directiva o
en la administración y dirección de la empresa.
·
EMPRESA ESPECIALISTA: aquélla que responde a necesidades muy
concretas, dentro de un segmento de mercado, fácilmente defendible frente a los
competidores y en el que pueda actuar casi en condiciones de monopolio. Este segmento debe tener un tamaño lo
suficientemente grande como para que sea rentable, pero no tanto como para
atraer a las empresas líderes.
22. IDENTIQUE LAS CARACTERISTICAS DE UNA EMPRESA Y
LOS ELEMENTOS QUE LA COMPONEN
·
FACTOR PUBLICO: Se entiende como el conjunto de instituciones u organismos que regulan
de una forma u otra las decisiones colectivas de carácter político, económico,
social y cultural de un país.
El sector público es el conjunto de organismos
administrativos mediante los cuales el estado cumple o hace cumplir la política
o voluntad expresada en leyes del país.
·
FACTORES ACTIVOS: Son personas físicas y/o jurídicas (entre otras entidades
mercantiles, cooperativa, fundaciones, etc.) constituye una empresa realizando
entre otras, aportación de capital (sea puramente monetario, sea de tipo
intelectual, patentes, etc.) estas “personas” se convierten en accionistas de
la empresa.
·
Administradores
·
Clientes
·
Colaboradores
y bussines ángel
·
Fuentes
financieras
·
Accionistas
·
Suministradores
y proveedores
·
Trabajadores
·
FACTORES PASIVOS: Son todos los usados por los elementos activos y
ayudan a conseguir los objetivos de la empresa.
Como la tecnología, las materias primas utilizadas,
los contratos financieros de los que dispone, etc.
·
FACTORES MIXTOS: Son aquellas empresas que poseen parte de su capital privado y otro
público. Por lo general se presentan en empresas grandes de países con estados
liberales o en proceso de privatización de los sectores públicos, como
Colombia, todas las empresas de servicios públicos domiciliarios,
Superintendencia de Industria y Comercio, EPS, entre otras.
·
FACTOR ORGANIZACIONAL: Papel que cada persona desempeña en el conjunto de
la empresa.
Notas
importantes a tener en cuenta en su diseño:
Los
objetivos asignados a cada persona deben definirse con claridad, precisión y
certeza, delimitación de tareas para cada persona con la máxima concreción,
determinación de áreas y niveles de autoridad de cada persona.
Organizar
también supone crear una estructura, una unidad formada por partes o
componentes, distintos unos de otros, esa unidad es la empresa, las partes o
divisiones son las áreas diferentes de la empresa, con objetivos propios de
cada una, que al lograrse, la suma de todos esos objetivos parciales dé como
resultado el logro de los objetivos generales.
En consecuencia la organización, dentro de la empresa, ha de concretar las
siguientes tareas:
ü Dividir el conjunto de actividades que debe
ejecutar la empresa en grupos de actividades homogéneas; esto es, definir los
departamentos, secciones, áreas, talleres, etc., en que se va a dividir la
empresa.
ü Asignar a cada uno de los grupos de actividades
establecido un administrador o responsable, dotándole de la autoridad necesaria
para supervisar el trabajo de cada componente de su grupo.
ü Coordinar, tanto en sentido horizontal como
vertical, toda la estructura de la empresa.
Tipos de organización atendiendo a su estructura:
Ø FORMAL:
Las personas tienen y persiguen efectivos comunes,
la autoridad de cada miembro está delimitada es flexible, abierta a los
cambios.
Cumple el
principio del objetivo y cumplen el principio de la eficiencia
Ø INFORMAL:
No persiguen conscientemente objetivos comunes
constituidas por individuos que se relacionan habitualmente deben ser tenidas
en cuenta por los organizadores pueden constituir grupos de presión.
Las organizaciones deben ser flexibles en el
sentido de tener capacidad para adaptarse a los cambios que pueden producirse
en su entorno.
NIVELES
DE LA ORGANIZACIÓN
La organización, en su conjunto, se distribuye en
niveles que representan “hábitat” de determinados grupos de personas que tienen
encomendadas distintas tareas de decisión con características comunes.
v ALTA
DIRECCION: Funciones
estratégicas con mayor nivel de responsabilidad que afectan a la totalidad de
la empresa. Asumen la responsabilidad de los objetivos a medio y largo plazo.
v NIVEL
INTERMEDIO: Funciones
de ejecución directa, control y planificación general, programación de
actividades.
v NIVEL
DE GESTION: Desarrollo
de los programas, ejecución y control delos procesos de actividad.
·
FACTOR PRIVADO: Se contrapone al sector público, es aquella parte de la economía que
busca el ánimo de lucro en su actividad y que no está controlada por el Estado.
Por contraste, las empresas que pertenecen al Estado son parte del sector
público. Las organizaciones privadas sin ánimo de lucro están incluidas como
parte del sector voluntario. Se compone de las empresas y las organizaciones
cuya propiedad no es estatal. Las entidades del sector privado, de este modo,
están en manos de personas o de sociedades comerciales
23. CONSULTE Y ESCRIBA LAS DEPARTAMENTALIZACIONES
O AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA SEGÚN SU ORGANIZACIÓN JERARQUICA
R/ Dentro de una empresa hay varios departamentos, o
áreas funcionales, una posible división es:
PRODUCCIÓN: Es la creación de un bien o servicio mediante la
combinación de factores necesarios para conseguir satisfacer la necesidad
creada. La producción trata todo lo relacionado con la planificación y
realización de la producción; de la obtención de los elementos necesarios, la
coordinación de la producción y la entrega del producto al área de
comercialización.
LOGÍSTICA: Es la función en conjunto
de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una
empresa, o de un servicio, especialmente de distribución. Las actividades
logísticas son el puente entre la producción y los mercados que están separados
por el tiempo y la distancia.
DIRECCIÓN: Es la aplicación de los conocimientos en la toma
de decisiones; para la discusión de este papel s debe saber cómo es el
comportamiento de la gente, como individuo y como grupo. De manera apropiada
para alcanzar los objetivos de una organización.
RECURSOS
HUMANOS: Tiene como función
el trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una
organización. Pero lo más frecuente es llamar así al sistema o proceso de
gestión que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener al
personal de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona o
departamento en concreto junto a los directivos de la organización.
COMERCIAL (MARKETING): Tiene la
función de promoción y venta de productos existentes y el desarrollo de nuevos
productos para clientes existentes y potenciales, satisfacer las necesidades de
los clientes. Un ejemplo: evalúa los clientes potenciales de una empresa.
FINANZAS: Tiene como propósitos
proporcionar la plantación financiera y las transacciones de negocios. Un
ejemplo de sistema de información financiera es por ejemplo el sistema de
información para consultar el precio de acciones.
ADMINISTRACIÓN: Disciplina cuyo objetivo es la coordinación eficaz
y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la
máxima productividad y calidad.
SISTEMAS
DE INFORMACIÓN: El
sistema de información de una empresa es el punto básico para una buena gestión
administrativa, ya que a través de sus componentes toma los datos desde la
actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboración, al
proceso de decisiones.
24. QUE
ES UN ADMINISTRADOR
R/ Un administrador es aquella persona dentro de la
empresa que soluciona problemas, mide recursos, planea su aplicación,
desarrolla estrategias, efectúa diagnósticos de situaciones, Ext., exclusivos
de la organización a la que pertenece.
A un administrador se le puede enseñar lo que debe
de hacer para llevar a cabo el proceso administrativo, pero eso no lo
capacitara efectivamente para hacerlo en todas las organizaciones , el éxito de
un administrador en una organización no está enteramente relacionado con sus
conocimientos académicos, eso es un aspecto muy importante sin embargo el
administrador debe tener ciertas características de personalidad, de
conocimiento tecnológico de administración, para llevar a cabo de manera
eficiente la administración el administrador de ve tener un perfil
adecuado.
25. LAS EMPRESAS
SE CLASIFICAN SEGÚN SEA LA ACTIVIDAD PRINCIPAL QUE REALIZAN CADA UNA,
IDENTIFIQUELAS:
ü EMPRESAS
DEL SECTOR PRIMARIO: El
elemento básico se obtiene de la naturaleza, agricultura, ganadería, pesca,
extracción de áridos, petróleo, etc.
ü EMPRESA
DE COMERCIO AL POR MAYOR: Manejan
capitales y financiamientos grandes, tienen instalaciones propias, miles de
empleados, además cuentan con sistemas de administración y de operación muy
avanzados, generalmente tienen más de 250 empleados.
ü EMPRESAS
DEL SECTOR SECUNDARIO: Aquellas
que realizan algún proceso de transformación de la materia prima, incluye
actividades tan diversas como la construcción, la textil, etc.
ü EMPRESA
DE COMERCIO AL POR MENOR: Están
se dividen en:
ü PEQUEÑA:
No excede a 20 trabajadores y posee ingresos muy
reducidos
v MICRO: No excede el número de 10 trabajadores y
generalmente, los ingresos se determinan en ganancias personales.
v FAMIEMPRESA:
Son aquellas donde la familia es el motor productivo
de su propio negocio.
EMPRESAS DEL SECTOR TERCIARIO: Hacen parte de ese grupo aquellas empresas cuyo
principal elemento es capacidad humana de realizar trabajos intelectuales, en
este grupo se incluyen las empresas de transporte, los bancos, el comercio, los
seguros, educación, etc.
26.
ESCRIBA EN NO MENOS DE TRES RENGLONES QUE SON LAS EMPRESAS DEL SECTOR TERCIARIO Y DE UN EJEMPLO.
R/ Sector servicios,
engloba a todas aquellas empresas que no producen bienes materiales de forma
directa sino que ofrecen servicios para satisfacer las necesidades de la
población EJEMPLO: BANCOS.
27.
EN SEIS (6) DEFINA BREVEMENTE LOS ANTECENDENTES HISTORICOS DE LAS EMPRESAS.
R./ Desde el principio de los tiempos, los seres humano
se reunían y compartían sus bienes, beneficiando de este modo a todo el clan o
a todo el núcleo familiar. Los excedentes de comida o excedentes de ropa o
herramientas podían ser intercambiadas entre los pueblos, de este modo se crea
el antecedente del comercio. La finalidad de este tipo de acuerdos comerciales
se basaba en satisfacer las necesidades de todas las personas, de modo que
todos los individuos salían beneficiados de cada acuerdo. Nadie perdía y todos
ganaban.
28.
CONSULTE EL CODIGO DEL COMERCIO: ARTICULO 48 AL 66 Y ELAVORE EXPLICACION
Todo comerciante conformará su contabilidad, libros,
registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las
disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas
podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la
guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización
de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de
asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la
historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado
general de los negocios. La
contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano. En los libros se
asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que
puedan influir en el patrimonio del comerciante. El c.omerciante deberá dejar copia
fiel de la correspondencia. Los
libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de
sus propietarios. El revisor fiscal, el contador o el tenedor de los libros
regulados en este Título que violen la reserva de los mismos, será sancionado
con arreglo al Código Penal en cuanto a la violación de secretos y
correspondencia, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias del caso. El
examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del
comerciante y en presencia de éste o de la persona que lo represente. El juez o
funcionario hará constar los hechos y asientos verificados y, además, del
estado general de la contabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se
llevan conforme a la ley, y en consecuencia, reconocerles o no el valor
probatorio correspondiente.
29. CONSULTE EL CODIGO CONTENCIOSO
ADMINISTRATIVO: ARTICULO 25 Y EXPLIQUE SU CONTENIDO.
Artículo 25. Rechazo de las peticiones de información por
motivo de reserva. Toda decisión que rechace la petición de
informaciones o documentos será motivada, indicará en forma precisa las
disposiciones legales pertinentes y deberá notificarse al peticionario. Contra
la decisión que rechace la petición de informaciones o documentos por motivos
de reserva legal, no procede recurso alguno, salvo lo previsto en el artículo
siguiente.
La restricción por reserva legal no se
extenderá a otras piezas del respectivo expediente o actuación que no estén
cubiertas por ella.
31.
CITE LOS ARTICULOS 54 Y 60 DEL CODIGODE COMERCIO. INTERPRETELOS CON SUS
PALABRAS.
ARTÍCULO
54. OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL. El comerciante deberá dejar copia fiel de la
correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio
que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la
correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con
anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.
ARTÍCULO 60. CONSERVACIÓN DE LOS
LIBROS Y PAPELES CONTABLES - REPRODUCCIÓN EXACTA. Los libros y papeles a
que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez
años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento,
documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el
comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su
reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron
registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la
copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y
papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.
Cuando se expida copia de un
documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el
cumplimiento de las formalidades anteriores.
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