PREGUNTAS A DESARROLLAR:

Ø UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:

Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.

Ø MARCO LEGAL

Teniendo en cuenta que de acuerdo en lo establecido en la ley 80 de 1989, el archivo general de la nación es el encargado a nivel nacional de establecer, organizar y dirigir el sistema nacional de archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, será aplicable para efectos de los procesos de identificación, selección y eliminación llevados a cabo en el Archivo central de la universidad, la normatividad que para efecto haya expedido el archivo general de la nación, en especial lo contenido en el reglamento general de archivos, adoptado a través del acuerdo 7 de 1994.

Ø LEY 80 DE 1989

Por esta ley se crea el archivo general de la nación como establecimiento público del orden nacional, adscrito al ministerio de gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa.

Ø ACUERDO 7 DE 1994

A través de este decreto, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación de Colombia expide el Reglamento General de Archivos, esto en uso de sus facultades Legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990.

• El Reglamento General de Archivos se constituye en un importante punto de partida en desarrollo de la Ley 80 de 1989 y responde a una necesidad en la comunidad Archivística del país.

• El objetivo de este reglamento es proporcionar a las diferentes instituciones y personas comprometidas con el desarrollo y la investigación archivística, una herramienta conformada por una serie de parámetros y de lineamientos de aplicación general y un marco conceptual que permita el mejor desempeño de las tareas archivísticas y la posibilidad de hablar un lenguaje común.

Ø   LEY 594 DE 2000

Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.

Art. 1 Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado. Esta Ley aplicará a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley.

La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República, prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación para el cumplimiento de lo allí preceptuado.

Las dependencias en las que se está implementando el sistema de gestión de la calidad, Deben establecer un procedimiento documentado, y un listado maestro de registros, de acuerdo a las tablas de retención documental y a la NTC-ISO 9001 para la identificación, recolección, indización, acceso, clasificación, conservación y disposición de los registros de calidad.

Estos registros tendrán un periodo de gestión acorde a lo establecido en las tablas de retención documental, donde posteriormente pasaran al archivo central para su conservación.

Ø ACUERDO 060 DE 2001

Por medio del cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. En este Acuerdo se establecen los lineamientos y procedimientos que permiten a las Unidades de Correspondencia, cumplir con los programas de Gestión Documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

Ø TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las Tablas de Retención Documental son un listado de series, subseries y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Las Tablas de Retención Documental facilitan el manejo de la información, contribuyen a la racionalización de la producción documental, garantizando la aplicación de un adecuado criterio archivístico no sólo a nivel del Archivo Central, sino desde el momento en que se inicia el proceso de gestión documental.

Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos, identifican y reflejan las funciones institucionales. Mediante oficio 2-2004-17459 de 14 de abril de 2004 del Archivo de Bogotá fue aprobada la Tabla de Retención Documental del IDU.

Ø Marco Jurídico

• Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación.

• Decreto 1777 de 1990. Por la cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo de 1990 sobre adopción de los estatutos del Archivo General de la Nación.

• Acuerdo 7 de 1994. Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.

• Decreto 1382 de 1995. Por la cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación.

• Acuerdo 9 de 1995. Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto1382 de 1995.

• Acuerdo 12 de 1995. Por la cual se modifica la Parte I del Acuerdo 07 de 1994Reglamento General de Archivos: Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría.

• Acuerdo 12 de 1995. Por la cual se modifica la Parte I del Acuerdo 07 de 1994Reglamento General de Archivos.
• Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas para preservar la moralidad en la administración pública.

• Ley 594 de 2000. Art. 24: Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

• Acuerdo 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Art. 24 de la Ley 594 de 2000.

• Circular 046 de 2004. Por la cual se “Definen criterios técnicos de la serie Contratos”.

Ø MISIÓN DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

Ø FUNICIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

ü Control de Ingreso de la Documentación.

ü Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

ü Conservación.

ü Servicio y Control de Préstamo de los documentos.

ü Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.

ü Digitalización de los Documentos.

ü Atención de consultas sobre informes estudiantiles.

ü El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.

Ø SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

ü Recepción de correspondencia

ü Radicación de correspondencia

ü Distribución de la comunicación al área correspondiente.

Ø CRITERIOS PARA EL REGISTRO Y LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

Las unidades de Correspondencia, deberán  adoptar sistemas de organización y control, manuales o automatizados que permitan la adecuada administración de las comunicaciones oficiales; contaran con aplicativos, equipos, mobiliarios y demás elementos y controles, que permitan certificar la recepción y envió de los documentos por parte de los funcionarios competentes.

1.  El registro de las comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades integran en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
   

·                   Nombre de la persona y/o entidades remitentes o destinataria, nombre o código de las dependencias competentes, numero de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos, y tiempo de respuesta  y otros.

2. La radicación de comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo  o de envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir de las siguientes de radicado el documento.

Para el registro y radicación de las comunicaciones oficiales se sugiere los siguientes criterios:

v    Las Unidades de Correspondencia deberán recibir únicamente las comunicaciones que conciernan a la entidad y verifican su competencia, en caso que no sean para la entidad deberán ser devueltas al respectivo destinario.

v     Las comunicaciones que reciben la entidad se someterán a un proceso de selección antes de legalizar se recibimiento, con fecha, hora, firma o sello, para determinar si son de carácter oficial o personal, o si ameritan su registro y radicación, igualmente se tendrá especial cuidado de confrontar si la información que se recibe, está completa, tiene anexos y se encuentran en buen estado de conservación.

v    Las comunicaciones de carácter privado o también llamadas correspondencia, no deberán abrirse y estarán plenamente identificadas con mensajes como confidenciales, estrictamente personal y otras similares. Cada entidad podrá establecer sus propios mecanismos de recibo, entrega y control de la correspondencia personal; las demás comunicaciones se abrirán y luego de ser seleccionadas, se registrarán y radicaran.

v    Las publicaciones libros, revistas, folletos y demás documentos de carácter meramente informativo como plegables, publicidad, no deberán radicarse y por tanto las entidades podrán diseñar los controles necesarios.

v    El registró y radicado de las comunicaciones oficiales deben hacerse en forma permanente, estableciendo horarios de reparto y distribución. Sin embargo, se debe atender el carácter de prioridad y urgencia que revista la comunicación, en tal caso deberá entregase de inmediato. posterior al registro y radicación, se realizara el reparto y distribución de las comunicaciones para lo cual se diseñaran controles que identifique claramente la comunicación: número, de radicación, nombre del remitente, asunto, fecha y hora de recibo, dependencia a la cual se disecciona el documento y espacio para firmar del documento del funcionario que recibe.

v    Para él envió de comunicaciones oficiales además de registrarlas y radicarlas de deberá tener en cuenta los procedimientos establecidos por las entidades para producción documenta, la imagen corporativa, además, las formar de distribución como correo tradicional, mensajería, fax, correo electrónico entre otros.

Ø HORARIOS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO:

 Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

Ø PRECAUCIONES PARA EL MANEJO DE CORRESPONDENCIA

Es importante que los funcionarios que laboran en estas áreas, conozcan algunas recomendaciones para prevenir atentados y para que no se ponga en riesgo la integridad personal.

v IDENTIFIQUE SOBRES O PAQUETES SOSPECHOSOS, ESTOS SON:

ü Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo

ü Sobres o paquetes sin remitente

ü Paquetes sucios, manchados o con olores extraños

ü Exceso de avisos o de sellos postales

ü Palabras restrictivas

ü Paquetes amarrados con cables o presencia de cables

En caso de encontrarse estos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existan artefactos explosivos o sustancias extrañas, se deben tomar las precauciones necesarias como por ejemplo: aislar los paquetes extraños, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlos y llamar a los expertos en explosivos o a los organismos de seguridad competente.