ACTIVIDAD A REALIZAR

ACTIVIDAD A REALIZAR

1 ¿QUE ESTABLECE  EL ARTÍCULO PRIMERO DEL ACUERDO 060?

R/ Establece los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas.

2¿QUÉ DEFINICIONES APARECEN EN EL ARTÍCULO LL DEL ACUERDO 060?

R/ Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:

Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

3¿QUE SON LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA?

R/ Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos

4¿QUIÉNES SON LOS ENCARGADOS DE FIRMAR LA CORRESPONDENCIA?

R/ Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

5¿QUÉ SE DEBE HACER CUANDO EXISTAN ERRORES DE RADICACIÓN O ANULACIÓN?

R/ se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.

6¿CUÁNTAS COPIAS MÁXIMAS SE NECESITAN CUANDO SE REALIZA UNA COMUNICACIÓN?

R/  máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental.

7¿QUÉ DEBERÁN HACER  LAS ENTIDADES CUANDO RECIBEN CORRESPONDENCIA  POR FAX SI UTILIZAN PAPEL QUÍMICO?

R/  deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.

8¿QUES ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS  Y MANUAL DE FUNCIONES?

R/ manual de procedimientos: es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.

9¿DEFINA QUÉ ES Y QUE DEBE CONTENER UN MANUAL DE CORRESPONDENCIA?

R/ Es en cual se explican los procedimientos a seguir para la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades en su función archivística.

1.                    INTRODUCCIÓN: en la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante sí.

2.                  OBJETIVOS: se resumen los fines que persigue el manual (generales y/o específicos)

3. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD: en lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.

4. CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE LOS DOCUMENTOS QUE ELABORA LA ENTIDAD, COMUNICACIONES ESTERNAS: cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación, etc.

5. DEFINICION DEL CONCEPTO CORRESPONDENCIA Y SUS CLASIFICACIONES: institucional, personal, confidencial.- Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.

- Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad para la firma de los documentos.- Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.

- Manejo, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema- Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios.

- Definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo.

- Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo.

- Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos de archivo, y de los medios reprográficos (como la fotocopiadora).

- Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la TRD, previamente elaborada y aprobada por el comité de administración de documentos.

- Especificaciones sobre transferencias documentales, momentos de realización y lugares de conservación física de los documentos.

- Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles. Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM), etc.

- Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.- Metodologías y procedimientos para la realización, revisión y publicación del manual de correspondencia y archivo, y definición de los integrantes del comité de administración de documentos.- Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual de correspondencia.

10. QUE TIPO DE EMPRESA SE PUEDE CONSTITUIR EN COLOMBIA Y CUALES SON LOS REQUISITOS PARA SU CONSTITUCION?

·                       INDUSTRIALES. La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en:

·                        EXTRACTIVAS. Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sea renovable o no renovable. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.

·                       MANUFACTURERAS: Son empresas que transforman la materia prima en productos terminados, y pueden ser:

·                       DE CONSUMO FINAL. Producen bienes que satisfacen de manera directa las necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, muebles, alimentos, aparatos eléctricos, etc.

·                        DE PRODUCCIÓN. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo: maquinaria ligera, productos químicos, etc.

·                       COMERCIALES. Son intermediarias entre productor y consumidor; su función primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden clasificarse en:
- Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.
- Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.
- Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación.

·                       DE SERVICIO: Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se clasifican en:

Ø     Transporte

Ø     Turismo

Ø     Instituciones financieras

Ø      Servicios públicos(energía, agua, comunicaciones)

Ø     Servicios privados (asesorías, ventas, publicidad, contable, administrativo, educación)

Ø     Finanzas

Ø     Salubridad

·                       SEGÚN LA PROCEDENCIA DE CAPITAL

• Empresa privada: si el capital está en manos de accionistas particulares (empresa familiar si es la familia)
• Empresa de autogestión: si los propietarios son los trabajadores, etc.
• Empresa pública: si el capital y el control está en manos del Estado
• Empresa mixta: si el capital y/o el control son de origen tanto estatal como privado o comunitario.

·                       SEGÚN LA FORMA JURÍDICA

ü     Empresas individuales: si sólo pertenece a una persona. Esta puede responder frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad ilimitada, o sólo hasta el monto del aporte para su constitución.

ü      

Clases de sociedades comerciales subdivididas en tres grupos:

·                       Sociedades por parte de interés: en este grupo se encuentran las sociedades colectivas.

·                       Sociedad por cuotas: en este grupo se encuentran la sociedad en comandita simple y por acciones, y la sociedad limitada.

·                       Sociedades por acciones: en donde se encuentra la sociedad anónima.

ü     Las cooperativas u otras organizaciones de economía social.

·                       SEGÚN SU DIMENSIÓN

No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una empresa grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir el tamaño de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, número de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele ser según el número de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las empresas de la forma mostrada a continuación:

·                       Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores.

·                        Pequeña empresa: si tiene un número entre 11 y 50 trabajadores.

·                       Mediana empresa: si tiene un número entre 51 y 250 trabajadores.

·                       Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.

·                       SEGÚN SU ÁMBITO DE ACTUACIÓN

ü     En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad, se pueden distinguir

ü      Empresas locales

ü     Regional.

ü     Nacionales

ü     Multinacionales

ü     Transnacionales

ü      Mundial

11) QUE ES CAMARA DE COMERCIO Y QUE FUNCIONES CUMPLE

R/ Las cámaras de comercio son instituciones de orden legal  con personería jurídica, creadas por el Gobierno Nacional, de oficio o a petición de los comerciantes del territorio donde hayan de operar. Dichas entidades serán representadas por sus respectivos presidentes.

FUNCIONES DE LA CAMARA DE COMERCIO:

1.                      Servir de órgano de los intereses generales del comercio ante el Gobierno y ante los comerciantes mismos;

2.                    Adelantar investigaciones económicas sobre aspectos o ramos específicos del comercio interior y exterior y formular recomendaciones a los organismos estatales y semioficiales encargados de la ejecución de los planes respectivos;

3.                    Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como se prevé en este Código;

4.                    Dar noticia en sus boletines u órganos de publicidad de las inscripciones hechas en el registro mercantil y de toda modificación, cancelación o alteración que se haga de dichas inscripciones;

5.                    Recopilar las costumbres mercantiles de los lugares correspondientes a su jurisdicción y certificar sobre la existencia de las recopiladas;

6.                    Designar el árbitro o los árbitros o los amigables componedores cuando los particulares se lo soliciten;

7.                    Servir de tribunales de arbitramento para resolver las diferencias que les defieran los contratantes, en cuyo caso el tribunal se integrará por todos los miembros de la junta;

8.                    Prestar sus buenos oficios a los comerciantes para hacer arreglos entre acreedores y deudores, como amigables componedores;

9.                    Organizar exposiciones y conferencias, editar o imprimir estudios o informes relacionados con sus objetivos.

10.               Dictar su reglamento interno que deberá ser aprobado por el Superintendente de Industria y Comercio.

11.                   Rendir en el mes de enero de cada año un informe o memoria al Superintendente de Industria y Comercio acerca de las labores realizadas en el año anterior y su concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas, así como el detalle de sus ingresos y egresos.

12.                Las demás que les atribuyan las leyes y el Gobierno Nacional.

12 QUE ES SEGURIDAD SOCIAL

R/ Es el conjunto de instituciones, normas y procedimientos, de que disponen la persona y la comunidad para gozar de una calidad de vida, mediante el cumplimiento progresivo de los planes y programas que el Estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral de las contingencias, especialmente las que menoscaban la salud y la capacidad económica, de los habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr el bienestar individual y la integración de la comunidad.

13.              CUÁLES SON LAS PRESTACIONES SOCIALES A LAS QUE UN TRABAJADOR TIENE DERECHO.

R/ De las prestaciones sociales. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los organismos a que se refiere el artículo 2 de este Decreto o las entidades de previsión, según el caso, reconocerán y pagarán las siguientes prestaciones sociales:

·                       Asistencia médica, obstétrica, farmacéutica, quirúrgica y hospitalaria

·                       Servicio odontológico

·                        Vacaciones

·                       Prima de vacaciones

·                       Prima de navidad

·                       Auxilio por enfermedad

·                       Indemnización por accidente de trabajo o enfermedad profesional

·                       Auxilio de maternidad

·                        Auxilio de cesantía

·                        Pensión vitalicia de jubilación

·                        Pensión de retiro por vejez

·                       Auxilio funerario

·                       Seguro por muerte.

14. QUE ES, COMO SE DILIGENCIA Y COMO SE PAGA LA PLANILLA DE LIQUIDACION PARA LA SEGURIDAD SOCIAL.

R/ QUE ES: La planilla es un formato inteligente que le permite a todas las personas y empresas pagar sus aportes al Sistema de la Protección Social, es decir para Salud, Pensiones, Riesgos profesionales, cajas de Compensación, Sena e Icbf.Este instrumento liquida los aportes que deben ser pagados de conformidad con las normas que rigen cada subsistema y le informa a la persona el valor total que debe pagar y el subtotal por cada subsistema.

COMO SE DILIGENCIA

·                       ELECTRÓNICA: Puede diligenciar la Planilla en las páginas Web de los operadores. En ese caso usted debe llenar los campos marcados como obligatorios y el sistema le irá indicando los pasos por seguir. para esta modalidad si usted va a hacer el pago electrónico necesita contar con cuenta bancaria y con autorización de su banco para hacer débitos electrónicos.

·                       ASISTIDA: Una personas del operador de información de manera presencial irá diligenciando los campos correspondientes directamente en el sistema para esta modalidad usted no necesita tener cuenta bancaria. El operador de información le suministrará un código o PIN con el que puede hacer sus pagos en los bancos autorizados.

COMO SE PAGA LA PLANILLA DE LIQUIDACION

·                       ELECTRONICA: cuando la planilla es electrónica o por internet, el sistema debitará de la cuenta que usted le indique el valor de los aportes y los abonará en las cuentas de recaudo de cada administradora a las que estén afiliados sus empleados o el trabajador independiente. La información se transmite de forma segura y llega solo a donde debe llegar.

·                       ASISTIDA: Usted puede autorizar el pago con un solo clic. Si el pago es mediante una planilla asistida, el operador de información le indicará la forma de hacerlo.

15. QUE TIPOS DE CONTRATOS LABORALES EXISTEN EN COLOMBIA Y DEFINA CADA UNO DE ELLOS.

R/  CONTRATO A TÉRMINO FIJO

Es un contrato laboral que tiene un límite temporal especificado de manera clara en el contrato. Puede ser prorrogado indefinidamente, salvo en los casos en los cuáles el plazo pactado sea inferior a un año. Los contratos a término fijo se pueden clasificar en dos modalidades de contratación: contratos con un vencimiento igual o superior a un año y los contratos con un vencimiento menor a un año.

·                       Modalidad 1: Igual o superior a un (1) año

·                       Debe constar siempre por escrito.

El término de su duración no puede ser superior a tres (3) años, pero puede ser prorrogable de forma indefinida.

·                       Si hay periodo de prueba debe constar por escrito al inicio del contrato.

·                       Para su terminación no se requiere aviso previo.

En caso de terminación unilateral del contrato sin justa causa, el empleador deberá pagar al trabajador una indemnización, en los términos establecidos en el artículo 28 de la Ley 789 de 2002.

·                       Modalidad 2: Inferior a un (1) año

Este tipo de contratos únicamente pueden prorrogarse hasta por tres (3) veces, por periodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un (1) año.

·                       Para su terminación no se requiere aviso previo.

CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO

El contrato a término indefinido es aquel que no tiene estipulada una fecha de terminación de la obligación entre el empleado y el empleador, cuya duración no está determinada por la de la obra o la naturaleza de la labor contratada, o no se refiera de manera explícita a un trabajo ocasional o transitorio. Puede hacerse por escrito o de forma verbal.

CARACTERÍSTICAS

·                       Si se quieren establecer cláusulas específicas para el contrato es necesario formalizar el contrato a través de un contrato escrito.

·                       El empleador se compromete a pagar prestaciones sociales, prima de servicios, descansos remunerados y aportes parafiscales.

·                       En caso de terminación unilateral del contrato sin justa causa, el empleador deberá pagar al trabajador una indemnización, en los términos establecidos en el artículo 28 de la Ley 789 de 2002.

CONTRATO DE OBRA O LABOR

El contrato es por una labor específica y termina en el momento que la obra llegue a su fin. Este tipo de vinculación es característica de trabajos de construcción y de universidades y colegios con profesores de cátedra, que cumplen su labor una vez haya terminado el periodo académico. Este contrato es igual en términos de beneficios y descuentos a los contratos indefinidos y definidos, por ser un contrato laboral.

CONTRATO DE APRENDIZAJE

Este tipo de contrato es una forma especial de vinculación a una empresa y está enfocada a la formación de practicantes, donde este recibe herramientas académicas y teóricas en una entidad autorizada por una universidad o instituto, con el auspicio de una empresa patrocinadora que suministra los medios para que el practicante adquiera formación profesional metódica en el oficio.

La idea de este tipo de contrato es el aprendizaje y que el practicante se incluya al mundo laboral, la remuneración es llamada auxilio de sostenimiento y depende completamente de un convenio entre ambas partes, donde el estudiante no tiene prestaciones sociales. El valor de la remuneración depende de si el practicante es universitario o no, de ser universitario tiene derecho a un salario que debe ser superior o igual al mínimo y si el practicante no es universitario tendrá como base de pago un salario por debajo del mínimo.

CONTRATO TEMPORAL, OCASIONAL O ACCIDENTAL

Según el Código Sustantivo del Trabajo, se define el trabajo ocasional, accidental o transitorio, como aquel trabajo de corta duración y no mayor de un mes, que se refiere a labores distintas de las actividades normales del empleador. Es decir, que no tiene que ver con las labores propias que desarrolla el contratante. Por ejemplo, en una oficina de una agencia de viajes aparece una humedad y se hace necesario contratar a un técnico para arreglar el problema. La agencia de viajes necesita un técnico que arregle la pared. El técnico estaría por contrato ocasional porque no va dentro de las tareas rutinarias de la empresa.

Esta forma de contratación puede hacerse por escrito o verbalmente; pero es recomendable hacerlo por escrito, especificando la tarea específica del trabajador para evitar conflictos durante y después de la realización de la labor.

CARACTERÍSTICAS

·                       Puede ser verbal o escrito.

·                       Debe relacionarse con actividades ajenas al objeto social del contratante.

·                       Su duración nunca podrá ser mayor a treinta (30) días.

CONTRATO CIVIL POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Este tipo de contrato se celebra de manera bilateral entre una empresa y una persona (natural o jurídica) especializada en alguna labor específica. La remuneración se acuerda entre las partes y no genera relación laboral ni obliga a la organización a pagar prestaciones sociales. La duración es igualmente en común acuerdo dependiendo del trabajo a realizar. El empleado recibe un sueldo al cual se le descuenta únicamente por concepto de la retención en la fuente.

16. CUALES SON LOS DERECHOS Y DEBERES DEL TRABAJADOR SEGÚN EL CODIGO DEL TRABAJO ELABORE UN RESUMEN

De acuerdo al código de trabajo se encuentran los siguientes derechos y deberes del trabajador:

DERECHO DE LOS TRABAJADORES

·                       Atención inicial de urgencias en cualquier IPS en el evento de accidente de trabajo.

·                       Atención médica, quirúrgica, terapéutica y farmacéutica prestada por la IPS donde está afiliado.

·                       Servicio de hospitalización, odontología, diagnóstico, tratamiento y suministro de medicamentos.

·                       Rehabilitación física y profesional.

·                       Elaboración y reparación de prótesis y órtesis.

·                       Gastos de traslado en condiciones normales y necesarias para la prestación de los anteriores servicios.

·                       Subsidio por incapacidad temporal.

·                       Indemnización por  incapacidad permanente o parcial.

·                       Pensión de invalidez.

·                       Pensión de sobreviviente por la muerte del afiliado o pensionado.

·                       Auxilio funerario a quien sufraga los gastos de entierro de un afiliado o pensionado.

·                       A ser incorporado y/o reubicado una vez terminados sus procesos de recuperación y/o rehabilitación.

DEBERES DE LOS TRABAJADORES

·                       Procurar el cuidado integral de su salud.

·                       Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.

·                       Colaborar y velar por el cumplimiento de las obligaciones contraídas por medio del decreto 1295 de 1994.

·                       Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones de los programas de salud ocupacional de la empresa.

·                       Participar en la prevención de riesgos profesionales a través de los comités paritarios de salud ocupacional o vigías ocupacionales.

·                       Los pensionados por invalidez con cargo al sistema general de riesgos profesionales deben mantener actualizadas la información en la ARL sobre su domicilio, teléfono y demás datos que sirvan para efectuar visitas de reconocimiento.

·                       Los pensionados por invalidez con cargo al sistema general de riesgos profesionales deben informar a la administradora de riesgos profesionales correspondiente el momento en el cual desaparezca o se modifique la causa por la cual se otorgó la pensión .                                                

                                                                                                                                                               

20. REDACTE 5 PREGUNTAS DEL ACUERDO 060 Y DEL DECRETO 229, CON SUS RESPECTIVAS RESPUESTAS

ACUERDO 060

1¿QUE TIPOS DE COMUNICACIONES HAY?

·   Control oficiales

·  Oficiales recibidas

·  Oficiales enviadas

·  Oficiales vía fax

·  Oficiales por correo electrónico

·   Internas.

2 ¿ QUE ES UNIDAD DE CORRESPONDENCIA?

R/ es la encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.

3 CUAL SON LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

 Velar por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada.

4¿PARA QUE ES LA NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS?

La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

5 EN QUE SE ELABORAN LAS  COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS?

R/ Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental.

21. CONSULTA E IDENTIFICA LAS TITULARIDADES DEL CAPITAL DE LAS SIGUIENTES EMPRESAS:

·                       PÚBLICAS

Son empresas Públicas aquellas cuyo capital pertenece al pueblo, el cual es representado por el Gobierno, dichas instituciones son creadas para servir a la nación y cada una de ellas depende de algún Poder Público legalmente establecido en el país, por ejemplo: Los Tribunales, son instituciones que dependen del Poder Judicial; el Seguro Social, es una institución que depende del Poder Ejecutivo, etc.  Las anteriores son empresas públicas sin fines de lucro, pero existen otras empresa propiedad del Estado que han sido creadas para obtener ganancias, que luego serán invertidas en proveer servicios a la población, entre ellas, las empresas para la explotación de petróleo, empresas para la explotación de otros minerales, empresas de telecomunicación, etc.

·                       PRIVADAS

Son todas aquellas empresas que su capital pertenece a personal distintas al Gobierno, se dividen en: Individuales y Colectivas. Las individuales son aquellas que tienen un sólo propietario y por lo general son empresas familiares y las colectivas son las que pertenecen a varios propietarios o socios, y se dividen en: Civiles y Mercantiles, también en la actualidad se han popularizado las empresas colectivas denominadas de autogestión, que son empresas propiedad de sus trabajadores.

·                       MIXTAS

Las empresas mixtas son aquellas que para su formación interviene Capital y control proveniente del sector Público y del sector Privado, en tal sentido, podemos ver en ese tipo de empresas que un porcentaje, en algunos casos mayoritario, es propiedad del Estado y el resto es de propiedad privada y dependiendo de cada caso, el Estado designa quienes son sus representantes en la junta directiva o en la administración y dirección de la empresa.

·                        EMPRESA ESPECIALISTA: aquélla que responde a necesidades muy concretas, dentro de un segmento de mercado, fácilmente defendible frente a los competidores y en el que pueda actuar casi en condiciones de monopolio. Este segmento debe tener un tamaño lo suficientemente grande como para que sea rentable, pero no tanto como para atraer a las empresas líderes.

22. IDENTIQUE LAS CARACTERISTICAS DE UNA EMPRESA Y LOS ELEMENTOS QUE LA COMPONEN

·                       FACTOR PUBLICO: Se entiende como el conjunto de instituciones u organismos que regulan de una forma u otra las decisiones colectivas de carácter político, económico, social y cultural de un país.

El sector público es el conjunto de organismos administrativos mediante los cuales el estado cumple o hace cumplir la política o voluntad expresada en leyes del país.

·                       FACTORES ACTIVOS: Son personas físicas y/o jurídicas (entre otras entidades mercantiles, cooperativa, fundaciones, etc.) constituye una empresa realizando entre otras, aportación de capital (sea puramente monetario, sea de tipo intelectual, patentes, etc.) estas “personas” se convierten en accionistas de la empresa.

·                       Administradores

·                       Clientes

·                       Colaboradores y bussines ángel

·                       Fuentes financieras

·                       Accionistas

·                       Suministradores y proveedores

·                       Trabajadores

·                       FACTORES PASIVOS: Son todos los usados por los elementos activos y ayudan a conseguir los objetivos de la empresa.

Como la tecnología, las materias primas utilizadas, los contratos financieros de los que dispone, etc.

·                       FACTORES MIXTOS: Son aquellas empresas que poseen parte de su capital privado y otro público. Por lo general se presentan en empresas grandes de países con estados liberales o en proceso de privatización de los sectores públicos, como Colombia, todas las empresas de servicios públicos domiciliarios, Superintendencia de Industria y Comercio, EPS, entre otras.

·                       FACTOR ORGANIZACIONAL: Papel que cada persona desempeña en el conjunto de la empresa.

Notas importantes a tener en cuenta en su diseño:

Los objetivos asignados a cada persona deben definirse con claridad, precisión y certeza, delimitación de tareas para cada persona con la máxima concreción, determinación de áreas y niveles de autoridad de cada persona.

Organizar también supone crear una estructura, una unidad formada por partes o componentes, distintos unos de otros, esa unidad es la empresa, las partes o divisiones son las áreas diferentes de la empresa, con objetivos propios de cada una, que al lograrse, la suma de todos esos objetivos parciales dé como resultado el logro de los objetivos generales.

En consecuencia la organización, dentro de la empresa, ha de concretar las siguientes tareas:

ü     Dividir el conjunto de actividades que debe ejecutar la empresa en grupos de actividades homogéneas; esto es, definir los departamentos, secciones, áreas, talleres, etc., en que se va a dividir la empresa.

ü     Asignar a cada uno de los grupos de actividades establecido un administrador o responsable, dotándole de la autoridad necesaria para supervisar el trabajo de cada componente de su grupo.

ü     Coordinar, tanto en sentido horizontal como vertical, toda la estructura de la empresa.

Tipos de organización atendiendo a su estructura:

Ø     FORMAL: Las personas tienen y persiguen efectivos comunes, la autoridad de cada miembro está delimitada es flexible, abierta a los cambios.

Cumple el principio del objetivo y cumplen el principio de la eficiencia

Ø     INFORMAL: No persiguen conscientemente objetivos comunes constituidas por individuos que se relacionan habitualmente deben ser tenidas en cuenta por los organizadores pueden constituir grupos de presión.

Las organizaciones deben ser flexibles en el sentido de tener capacidad para adaptarse a los cambios que pueden producirse en su entorno.

NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN

La organización, en su conjunto, se distribuye en niveles que representan “hábitat” de determinados grupos de personas que tienen encomendadas distintas tareas de decisión con características comunes.

v    ALTA DIRECCION: Funciones estratégicas con mayor nivel de responsabilidad que afectan a la totalidad de la empresa. Asumen la responsabilidad de los objetivos a medio y largo plazo.

v    NIVEL INTERMEDIO: Funciones de ejecución directa, control y planificación general, programación de actividades.

v    NIVEL DE GESTION: Desarrollo de los programas, ejecución y control delos procesos de actividad.

·                       FACTOR PRIVADO: Se contrapone al sector público, es aquella parte de la economía que busca el ánimo de lucro en su actividad y que no está controlada por el Estado. Por contraste, las empresas que pertenecen al Estado son parte del sector público. Las organizaciones privadas sin ánimo de lucro están incluidas como parte del sector voluntario. Se compone de las empresas y las organizaciones cuya propiedad no es estatal. Las entidades del sector privado, de este modo, están en manos de personas o de sociedades comerciales

23.  CONSULTE Y ESCRIBA LAS DEPARTAMENTALIZACIONES O AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA SEGÚN SU ORGANIZACIÓN JERARQUICA

R/ Dentro de una empresa hay varios departamentos, o áreas funcionales, una posible división es:

PRODUCCIÓN: Es la creación de un bien o servicio mediante la combinación de factores necesarios para conseguir satisfacer la necesidad creada. La producción trata todo lo relacionado con la planificación y realización de la producción; de la obtención de los elementos necesarios, la coordinación de la producción y la entrega del producto al área de comercialización.

LOGÍSTICA: Es la función en conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución. Las actividades logísticas son el puente entre la producción y los mercados que están separados por el tiempo y la      distancia.

DIRECCIÓN: Es la aplicación de los conocimientos en la toma de decisiones; para la discusión de este papel s debe saber cómo es el comportamiento de la gente, como individuo y como grupo. De manera apropiada para alcanzar los objetivos de una organización.

RECURSOS HUMANOS: Tiene como función el trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organización. Pero lo más frecuente es llamar así al sistema o proceso de gestión que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener al personal de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona o departamento en concreto junto a los directivos de la organización.

COMERCIAL (MARKETING): Tiene la función de promoción y venta de productos existentes y el desarrollo de nuevos productos para clientes existentes y potenciales, satisfacer las necesidades de los clientes. Un ejemplo: evalúa los clientes potenciales de una empresa.

FINANZAS: Tiene como propósitos proporcionar la plantación financiera y las transacciones de negocios. Un ejemplo de sistema de información financiera es por ejemplo el sistema de información para consultar el precio de acciones.

ADMINISTRACIÓN: Disciplina cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la       máxima productividad y calidad.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN: El sistema de información de una empresa es el punto básico para una buena gestión administrativa, ya que a través de sus componentes toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboración, al proceso de decisiones.

24. QUE ES UN ADMINISTRADOR

R/ Un administrador es aquella persona dentro de la empresa que soluciona problemas, mide recursos, planea su aplicación, desarrolla estrategias, efectúa diagnósticos de situaciones, Ext., exclusivos de la organización a la que pertenece.

A un administrador se le puede enseñar lo que debe de hacer para llevar a cabo el proceso administrativo, pero eso no lo capacitara efectivamente para hacerlo en todas las organizaciones , el éxito de un administrador en una organización no está enteramente relacionado con sus conocimientos académicos, eso es un aspecto muy importante sin embargo el administrador debe tener ciertas características de personalidad, de conocimiento tecnológico de administración, para llevar a cabo de manera eficiente la administración el administrador de ve tener un perfil adecuado.  

25. LAS EMPRESAS SE CLASIFICAN SEGÚN SEA LA ACTIVIDAD PRINCIPAL QUE REALIZAN CADA UNA, IDENTIFIQUELAS:

ü     EMPRESAS DEL SECTOR PRIMARIO: El elemento básico se obtiene de la naturaleza, agricultura, ganadería, pesca, extracción de áridos, petróleo, etc.

ü     EMPRESA DE COMERCIO AL POR MAYOR: Manejan capitales y financiamientos grandes, tienen instalaciones propias, miles de empleados, además cuentan con sistemas de administración y de operación muy avanzados, generalmente tienen más de 250 empleados.

ü     EMPRESAS DEL SECTOR SECUNDARIO: Aquellas que realizan algún proceso de transformación de la materia prima, incluye actividades tan diversas como la construcción, la textil, etc.

ü     EMPRESA DE COMERCIO AL POR MENOR: Están se dividen en:

ü     PEQUEÑA: No excede a 20 trabajadores y posee ingresos muy reducidos

v    MICRO: No excede el número de 10 trabajadores y generalmente, los ingresos se determinan en ganancias personales.

v    FAMIEMPRESA: Son aquellas donde la familia es el motor productivo de su propio negocio.

EMPRESAS DEL SECTOR TERCIARIO: Hacen parte de ese grupo aquellas empresas cuyo principal elemento es capacidad humana de realizar trabajos intelectuales, en este grupo se incluyen las empresas de transporte, los bancos, el comercio, los seguros, educación, etc.

26. ESCRIBA EN NO MENOS DE TRES RENGLONES QUE SON LAS EMPRESAS     DEL SECTOR TERCIARIO Y DE UN EJEMPLO.

R/ Sector servicios, engloba a todas aquellas empresas que no producen bienes materiales de forma directa sino que ofrecen servicios para satisfacer las necesidades de la población EJEMPLO: BANCOS.

27. EN SEIS (6) DEFINA BREVEMENTE LOS ANTECENDENTES HISTORICOS DE LAS EMPRESAS.

 R./ Desde el principio de los tiempos, los seres humano se reunían y compartían sus bienes, beneficiando de este modo a todo el clan o a todo el núcleo familiar. Los excedentes de comida o excedentes de ropa o herramientas podían ser intercambiadas entre los pueblos, de este modo se crea el antecedente del comercio. La finalidad de este tipo de acuerdos comerciales se basaba en satisfacer las necesidades de todas las personas, de modo que todos los individuos salían beneficiados de cada acuerdo. Nadie perdía y todos ganaban.

28. CONSULTE EL CODIGO DEL COMERCIO: ARTICULO 48 AL 66 Y ELAVORE EXPLICACION

Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.  La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano. En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante.  El c.omerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia.  Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios. El revisor fiscal, el contador o el tenedor de los libros regulados en este Título que violen la reserva de los mismos, será sancionado con arreglo al Código Penal en cuanto a la violación de secretos y correspondencia, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias del caso. El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de éste o de la persona que lo represente. El juez o funcionario hará constar los hechos y asientos verificados y, además, del estado general de la contabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se llevan conforme a la ley, y en consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio correspondiente.

29. CONSULTE EL CODIGO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO: ARTICULO 25 Y EXPLIQUE SU CONTENIDO.

Artículo  25. Rechazo de las peticiones de información por motivo de reserva. Toda decisión que rechace la petición de informaciones o documentos será motivada, indicará en forma precisa las disposiciones legales pertinentes y deberá notificarse al peticionario. Contra la decisión que rechace la petición de informaciones o documentos por motivos de reserva legal, no procede recurso alguno, salvo lo previsto en el artículo siguiente.

La restricción por reserva legal no se extenderá a otras piezas del respectivo expediente o actuación que no estén cubiertas por ella.

31. CITE LOS ARTICULOS 54 Y 60 DEL CODIGODE COMERCIO. INTERPRETELOS CON SUS PALABRAS.

          ARTÍCULO 54. OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL. El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.

        

          ARTÍCULO 60. CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES - REPRODUCCIÓN EXACTA. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.

          Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.